Al twee decennia is SharePoint het ideale samenwerkingssysteem voor bedrijven over de hele wereld. De zeer geavanceerde functies van het platform creëren een veilige omgeving voor informatie-uitwisseling, gegevensregistratie en het delen van documenten.
Met een dergelijke functie kunt u een SharePoint-bestand openen, zelfs als u geen gewone gebruiker bent. In dit artikel behandelen we de basisprincipes van extern delen - van hoe u kunt delen met externe gebruikers tot welk type bestanden u kunt opnemen.
Documenten delen met SharePoint
Met SharePoint kunt u zowel bestanden opslaan als delen met behulp van de door u gekozen webbrowser. Het is compatibel met bijna alle zoekmachines en apparaten. U kunt het ook synchroniseren met andere cloudopslagservices, zoals OneDrive.
Het platform is zeer geschikt voor het delen van alle soorten bestandsindelingen. De interface is relatief gemakkelijk te lezen, dus het proces is vrij eenvoudig. Zo deelt u documenten met SharePoint:
- Open uw browser en ga naar office.com/signin. Log in met uw Microsoft-account met uw e-mailadres, telefoonnummer of Skype-profiel. Als je nog niet bent aangemeld, klik dan op de onderstaande link om een account aan te maken.
- Blader door uw bestanden. Markeer degene die je wilt delen. Met SharePoint kunt u ook hele mappen selecteren. Klik op de knop "Delen" in de linkerbovenhoek.
- Klik op de neerwaartse pijl om een vervolgkeuzemenu te openen. Selecteer een van de opties voor het delen van links.
- Kies 'Iedereen' om toegang toe te staan aan iedereen met de link.
- Om het bestand met uw collega's te delen, selecteert u "Mensen in".
- Als u alleen met specifieke mensen wilt delen, voert u hun namen in het daarvoor bestemde veld in.
- Als je nog wat instructies wilt toevoegen, kun je een bericht schrijven.
- Als u klaar bent, klikt u op 'Toepassen'.
Een snellere manier om dit te doen, is door een link te maken die naar een bepaald bestand leidt. U kunt de URL vervolgens aan een sms-bericht toevoegen of naar een andere website kopiëren. De persoon die de link ontvangt, kan deze ook met andere mensen delen. Hier is hoe het te doen:
- Log in op uw account op office.com/signin.
- Klik op het tabblad "Kopieer koppeling" in SharePoint.
- Kies een optie voor delen in het vervolgkeuzemenu. Klik op "Toepassen" om de link te maken.
- Gebruik de sneltoetsen CTRL +C en CTRL + V wanneer u de link wilt kopiëren/plakken. U kunt dit ook doen door met de rechtermuisknop op de URL te klikken en de opties in de vervolgkeuzelijst te selecteren.
Een website delen met SharePoint
SharePoint beperkt u niet tot het delen van bestanden en mappen. U kunt uw hele site ook delen met zowel externe gebruikers als leden van uw directory. Hier is hoe het te doen:
- Log in op uw SharePoint-account.
- Klik op de knop "Site delen".
- Er wordt een nieuw venster geopend. Typ de naam van de persoon of groep die u aan de site wilt toevoegen. Je kunt de site ook delen met de hele organisatie. Typ gewoon "Iedereen behalve externe gebruikers" in het dialoogvenster.
- Stel het gewenste machtigingsniveau in. U kunt mensen toestaan de site te bekijken, te bewerken of volledig te beheren.
- Als u wilt, kunt u een bericht bijvoegen met aanvullende informatie of instructies.
- Klik op "Delen" als je klaar bent.
Alles delen met SharePoint Teams
Met SharePoint Team kunnen jij en je collega's regelmatig naadloos documenten, mediabestanden en applicaties uitwisselen. Het portaal is bedoeld om de productiviteit te verhogen en de projectsamenwerking te optimaliseren.
Als teamlid hebt u toegang tot alle links naar relevante mappen, bestanden en websites op de startpagina van de portal. U kunt de activiteitenfeed ook gebruiken om site-interacties bij te houden.
SharePoint Team heeft een tabblad "Bestanden" met een breed scala aan functies. Elk lid kan deze functies gebruiken om gedeelde bestanden te bewerken en de portal aan te passen. Hier is een lijst met opties:
- Toegang tot extra functies in het gedeelte "Nieuw bestand".
- Synchroniseer de bestanden naar het bijbehorende lokale station.
- Wijzig de weergave om de portalinterface overzichtelijker te maken. Er zijn verschillende opties beschikbaar, waaronder Lijstweergave, Tegelweergave en Compacte weergave.
- Verwijder malware of ongewenste bestanden of rapporteer verdachte bestanden.
- Upload en check-in bestanden.
- Bekijk en download bestanden.
- Herschik de bestandsvolgorde.
SharePoint-instellingen voor delen met gasten beheren
Als je een globale of een SharePoint-beheerder bent, heb je de bevoegdheid om de instellingen voor delen voor de hele organisatie aan te passen. Dat betekent dat u het deelnameniveau van gastgebruikers op de SharePoint-server kunt bepalen. Er zijn verschillende configuraties voor delen waaruit u kunt kiezen, afhankelijk van uw behoeften. Ga als volgt te werk om de instellingen voor delen met gasten te beheren:
- Open uw browser en log in op uw beheerdersaccount.
- Open het tabblad "Extern delen".
- Selecteer het gewenste deelniveau voor uw organisatie. Meestal is de standaardinstelling 'Iedereen'.
Verschillende instellingen voor delen impliceren verschillende toegangsniveaus. Zorg ervoor dat u er een kiest die overeenkomt met het type document dat u deelt. Hier volgt een kort overzicht van elke configuratie voor delen:
- Iedereen. Met deze instelling kunnen gebruikers links delen waarvoor geen verificatie vereist is. Dat betekent dat ze het naar zowel bestaande als nieuwe gasten kunnen sturen. Als beheerder kun je voor elke link een vervaldatum instellen.
- Nieuwe plus bestaande gasten. Met deze instelling moeten gasten inloggen met hun Microsoft-account om toegang te krijgen tot de link. Ze kunnen ook hun school- of bedrijfsgebruikers-ID gebruiken. Dit komt omdat voor dit soort links identiteitsverificatiecodes nodig zijn.
- Alleen bestaande gasten. Op deze manier kunt u bestanden uit uw directory delen met gasten. Dit omvat iedereen die uw uitnodigingen in het verleden heeft geaccepteerd. Het verwijst ook naar gasten die u handmatig hebt toegevoegd via Azure B2B of vergelijkbare samenwerkingsfuncties.
- Alleen leden van uw organisatie. Kies deze instelling als u wilt voorkomen dat externe gebruikers toegang krijgen tot uw directory. Het schakelt de functie voor extern delen uit en houdt alle bestanden binnen uw organisatie.
Als u extern delen uitschakelt en vervolgens weer inschakelt, kunnen gasten aan wie eerder toegang is verleend, nog steeds lid worden van de server. Als u niet wilt dat gasten weer toegang krijgen tot bepaalde sites, moet u de instelling voor die sites afzonderlijk uitschakelen.
Veelgestelde vragen over SharePoint-gastdeling
Hoe schakel ik extern delen in en uit wanneer ik dat nodig heb?
De bestanden die u op uw SharePoint-server opslaat, zijn toegankelijk voor iedereen met sitetoestemming. Het is echter mogelijk dat u bepaalde bestanden wilt delen met mensen die SharePoint niet regelmatig gebruiken. Dat is waar de functie voor extern delen in het spel komt.
Om de instelling te activeren, moet u een SharePoint-beheerder zijn in Microsoft 365. Sitebeheerders hebben niet de bevoegdheid om extern delen in of uit te schakelen. Hier is hoe het te doen:
1. Log in op de webpagina van het SharePoint-beheercentrum.
2. Navigeer naar de kolom aan de linkerkant. Kies een site uit de lijst.
3. Klik op de cirkel naast de optie voor delen die u wilt inschakelen.
Welke mogelijkheden er zijn, wordt bepaald op bedrijfsniveau. Als u extern delen op een bepaalde site uitschakelt, werken alle links die u erop hebt gedeeld niet meer.
Wat kunnen gasten doen met mijn gedeelde documenten?
Wanneer u een link deelt, kunt u bepalen of de persoon die deze opent wijzigingen in het bestand kan aanbrengen. Als u het vakje 'Bewerkingen toestaan' aanvinkt, kunnen andere gebruikers het volgende doen nadat ze de link hebben ontvangen:
• Zowel upload als download bestanden en mappen naar de server.
• Maak nieuwe mappen en upload nieuwe bestanden.
• Verwijder bestanden van de SharePoint-server.
• Bestaande items en mappen bewerken.
• Breng bestanden over van de ene map naar de andere.
• Wijzig de naam en het formaat van een bepaald bestand.
• Deel de bestandskoppelingen met andere mensen.
Zelfs met ingeschakelde bewerking zijn sommige dingen nog steeds verboden terrein. Dit is wat de ontvanger niet kan:
• Bewerk of hernoem een hoofdmap. Dit geldt voor andere mappen met een hoge hiërarchie.
• Open andere mappen vanaf uw SharePoint-server. Ze kunnen alleen degene bekijken en bewerken die je hebt gedeeld.
• Toegang tot iets anders op uw SharePoint-site zonder toestemming.
Er zijn ook drie instellingen voor delen beschikbaar voor gastgebruikers in uw directory. U kunt een van de volgende opties kiezen:
• Iedereen (de link is toegankelijk zonder verificatie).
• Nieuwe gasten (de link vereist dat de gast zijn identiteit verifieert). Bestaande gasten hebben ook toegang tot deze links nadat ze zich hebben aangemeld met een Microsoft-account.
• Alleen bestaande gasten (het delen is beperkt tot gasten die al in uw directory zijn opgenomen).
• Alleen leden van uw organisatie (geen externe gasten hebben toegang tot de link).
Wat kan ik delen met Microsoft SharePoint?
SharePoint ondersteunt alle soorten bestandsindelingen. U kunt vrijwel alles probleemloos naar uw directory uploaden.
De oudere versies hebben echter problemen met bepaalde bestandstypen. De volgende extensies zijn bijvoorbeeld volledig geblokkeerd op de server van 2016:
• .asmx
• .asmx
• .svc
• .zeep
• .json
• .xamlx
Gelukkig heeft de huidige server zo'n beperking niet. Vanaf nu zijn er geen formaten en extensies die zijn verbannen uit SharePoint.
Delen is zorgzaam
SharePoint brengt orde op de online werkplek. Dankzij de geavanceerde functies van het systeem kunt u in slechts een paar eenvoudige stappen zowel bestanden als hele sites delen.
Er is een voorkeursinstelling voor delen voor elke situatie en elk linktype. Globale en SharePoint-beheerders kunnen zelfs extern delen inschakelen en de gastinstellingen voor de hele organisatie beheren.
Gebruiken jij en je collega's SharePoint voor het uitwisselen van bestanden? Is er een ander samenwerkingssysteem dat uw voorkeur heeft? Reageer hieronder en deel uw mening over de functie voor extern delen.