Het verzenden van een factuur voor uw goederen is een essentieel onderdeel van het beheer van uw online winkel en het bijhouden van verkoopgegevens. Wanneer u een conceptbestelling voor uw klant maakt, kunt u hem een factuur per e-mail sturen. Deze factuur bevat alle betalingsgegevens die uw klant nodig heeft om de producten te betalen en de aankoop af te ronden.
Soms moet u echter facturen afdrukken, vooral als u uw producten naar grote retailers verzendt. Dit artikel helpt je bij het afdrukken van facturen voor je Shopify-klanten.
Facturen afdrukken
Er zijn meerdere manieren om facturen af te drukken vanuit Shopify. U kunt afdrukken vanuit Shopify POS of de Shopify-beheerpagina gebruiken. In beide gevallen gebruik je de Order Printer app. Hieronder staan de stappen die u in beide voorbeelden moet volgen.
Afdrukken vanuit Shopify POS
Als u kiest voor afdrukken vanuit Shopify POS, gaat u als volgt te werk:
- Als je klaar bent om de bestelling te bevestigen, kies je Apps op diezelfde pagina.
- Selecteer de optie Afdrukken met bestelprinter.
- Kies voor een pakbon of een factuur. U kunt ook beide afdrukken of afdrukinstellingen aanpassen, zoals het instellen van het aantal exemplaren.
- Nadat u de gewenste opties hebt ingesteld, kiest u Afdrukken.
Als u elke keer dat u een factuur moet afdrukken handmatige instellingen wilt overslaan, kunt u een sjabloon maken om als uw standaardfactuur te gebruiken. Hier is hoe:
- Open de beheerderspagina en vervolgens Apps.
- Selecteer in uw Shopify-apps Printer bestellen.
- Selecteer de optie Sjablonen beheren.
- Kies wat u standaard wilt afdrukken. Dit is een uitstekende optie als u alleen facturen afdrukt en geen pakbonnen.
Onthoud dat u de factuur ook als pdf-bestand kunt opslaan om op uw computer of mobiele apparaat te bewaren.
Afdrukken vanuit Shopify Admin
U kunt als volgt een factuur afdrukken vanuit uw beheerderspaneel:
- Open uw Shopify-beheerder.
- Selecteer Bestellingen.
- Zoek de gewenste bestelling en selecteer deze.
- Klik naast Afdrukopdracht op Meer acties.
- Kies Afdrukken met bestelprinter in de vervolgkeuzelijst.
- Op het volgende scherm moet u kiezen wat u wilt afdrukken in het menu in de rechterbovenhoek.
- Selecteer Factuur. (En pakbon, indien nodig.)
- Selecteer de blauwe knop Afdrukken in de rechterbovenhoek.
Andere manieren om een factuur af te drukken
Het gebruik van de Order Printer binnen Shopify is gratis. Er zijn echter verschillende andere apps die compatibel zijn met Shopify waarmee u facturen kunt afdrukken. Ze bevatten meestal meer boekhoudfuncties en zijn meestal niet gratis. Als je echter een van deze apps hebt, kun je ze gebruiken om je Shopify-facturen aan te passen en af te drukken. Sommigen van hen hebben een gratis proefperiode, dus u kunt ervoor zorgen dat ze bij u passen voordat u het abonnement betaalt.
Sommige van deze apps zijn:
- Sufio, dat een gratis proefperiode van twee weken biedt en $ 19 per maand kost nadat de proefperiode voorbij is.
- PrintHero, dat $ 14,99 per maand kost, en wordt geleverd met een gratis proefperiode van een week.
- Printout Designer, die u $ 4,99 per maand kost nadat u de gratis proefperiode van 14 dagen hebt voltooid.
- Wholesale Catalog Maker, die $ 25 per maand kost na de gratis proefperiode van twee weken.
Bestellingen en facturen maken
Met sommige van de apps die we in de vorige sectie noemden, kunt u ook facturen maken en aanpassen. Er zijn ook manieren om dit binnen de Shopify-app te doen.
Factuurgenerator
Shopify biedt je een eenvoudige, gratis tool om in een mum van tijd facturen te maken. Open deze link op uw apparaat, voer de gegevens van uw bedrijf in en dat is alles. U krijgt een professioneel ogende factuur met het logo van uw bedrijf erop, met alle benodigde informatie om de bestelling te voltooien en uw producten in rekening te brengen.
Om de factuur te voltooien, moet u deze stappen volgen:
- Voer de gegevens van uw bedrijf in, zoals de naam, het adres en de postcode.
- Voer de gegevens van uw klant in, zoals hun naam, e-mailadres en woonplaats.
- Voer de bestelinformatie in, zoals de productnaam, hoeveelheid en prijs.
U kunt indien nodig ook een memo toevoegen en het subtotaal hieronder bekijken, inclusief de belastingen. U kunt de factuur downloaden, afdrukken of als e-mail verzenden. Houd er rekening mee dat deze facturen, ondanks hun professionele uitstraling, moeten worden gecontroleerd door een belastingadviseur voordat u ze als officiële documentatie gebruikt.
Een factuur verzenden als e-mail
Wanneer u uw klant een e-mailfactuur stuurt, kunnen ze doorgaan naar de afrekenpagina door de link in de e-mail te volgen. Via deze link kunnen ze een betaling doen en de aankoop afronden. Zo verzendt u het:
- Nadat je een bestelling hebt gemaakt, selecteer je Factuur e-mailen.
- Er wordt een nieuw dialoogvenster geopend, dus typ de notitie in die u aan de factuur wilt toevoegen.
- Kies E-mail controleren om te zien of alle informatie correct is ingevoerd.
- Klik op Melding verzenden om de actie te voltooien.
Dit proces is bijna hetzelfde als u een mobiel apparaat gebruikt. Nadat je Bestellingen hebt geopend in de Shopify-app, selecteer je Conceptbestellingen en kies je de gewenste optie. Zoek onder Factuur naar Factuur per e-mail en volg de eerder beschreven stappen om deze te verzenden.
Facturen en pakbonnen verzenden
Facturen en pakbonnen zijn nodig voor het verzenden van uw producten naar uw klanten. Terwijl een pakbon productinformatie bevat, bevat de factuur die u maakt alle betalingsinformatie en leveringsdetails. Uw klanten gebruiken de factuur om betalingen aan uw winkel te doen. In dit artikel leest u hoe u deze documenten kunt afdrukken en indien nodig per e-mail kunt verzenden.
Hoe maak je facturen aan? En hoe ga je ze printen? Laat het ons weten in de comments hieronder.