Smartsheet helpt u zich te concentreren op de samenwerkingselementen van projectbeheer - en niet alleen op planningen en taken. Een essentieel onderdeel van die samenwerkingsfunctionaliteit is het aan elkaar koppelen van informatie, van de ene Smartsheet naar de andere.
Helaas kunnen volledige bladen niet worden gekoppeld, evenmin als kolommen of rijen. Geselecteerde cellen en geselecteerde meerdere cellen van verschillende bladen kunnen echter aan elkaar worden gekoppeld. Hoe? – door een hyperlink aan te maken. In dit artikel leggen we alles uit wat bij het proces komt kijken en geven we andere handige tips voor het gebruik van Smartsheets.
Maak een hyperlink naar een ander blad binnen een cel
Om een Smartsheet aan een andere Smartsheet te koppelen, moet er een Hyperlink worden aangemaakt. Hier is hoe het is gedaan:
Stap 1:
- Klik met de rechtermuisknop op een cel die u voor de koppeling wilt gebruiken.
- Klik op "Hyperlink". Het Hyperlink-venster verschijnt.
Stap 2:
Bij deze stap moet u eerst een keuze maken tussen het gebruik van twee opties om toegang te krijgen tot het blad dat u wilt koppelen aan de URL of aan een ander Smartsheet. Hier leest u hoe u beide kunt doen:
Optie 1:
- Typ het webadres van het blad waarnaar u wilt linken (Smartsheet wordt automatisch toegevoegd aan de "//"). De URL verschijnt in het veld "Weergavetekst", maar alleen als er geen tekst in het veld staat.
Optie 2:
- Klik op de optie "Link naar andere Smartsheet".
- Klik op 'Blad selecteren'. Het formulier "Open een blad" verschijnt.
- Selecteer het blad waaraan u wilt koppelen en klik op "OK".
- Voer de tekst in of bewerk deze in het veld "Tekst weergeven". Het veld mag niet leeg blijven.
- Klik op "OK".
Smartsheet-koppelingen toevoegen aan een supersheet
Een "supersheet" is je controle- of mastersheet. Alle andere bladen in het project worden subbladen genoemd. Houd er rekening mee dat wanneer we het hebben over het koppelen van bladen, we in feite geselecteerde cellen of geselecteerde meerdere cellen koppelen, niet hele bladen.
Zo koppel je cellen aan een Supersheet:
- Open een overzichtsblad en plaats je muis op de cellen waarin je wilt linken. Begin in de bovenste rij.
- Klik met de rechtermuisknop en selecteer 'Koppelen vanuit cellen in ander blad'.
- Selecteer het blad waarnaar u wilt linken en klik erop. Het geselecteerde blad wordt dan geladen.
- Plaats uw muis op de cel of cellen die u wilt koppelen aan het overzichtsblad.
- Klik op "Link maken" in de linkerbenedenhoek.
- Herhaal het bovenstaande proces voor elk deelprojectblad.
Andere Smartsheets koppelen aan bestaande Spreadsheets
Om andere Smartsheets aan bestaande werkbladen te koppelen, volgen we dezelfde stappen als bij het koppelen van werkbladen aan een supersheet. Zo koppel je een Smartsheet aan een bestaand werkblad:
- Open een overzichtsblad en plaats je muis op de cellen waarin je wilt linken. Begin in de bovenste rij.
- Klik met de rechtermuisknop en selecteer "Koppelen vanuit cellen in een ander blad".
- Selecteer het blad waarnaar u wilt linken en klik erop. Het geselecteerde blad wordt dan geladen.
- Plaats uw muis op de cel of cellen die u naar het blad wilt koppelen.
- Klik op "Link maken" in de linkerbenedenhoek.
- Herhaal het bovenstaande proces voor elk vel.
Fveelgestelde vragen
Hier zijn enkele veelgestelde vragen met betrekking tot het koppelen van Smartsheets:
Wat zijn inkomende en uitgaande Smartsheet-links?
Deze twee schakels – inkomend en uitgaand – spelen een centrale rol bij het onderling actualiseren van stam- en deelbladen. Een cel met een inkomende link wordt de bestemmingscel genoemd. Bestemmingscellen, geïdentificeerd door een lichtblauwe pijl, bevinden zich aan de rechterkant van de cel.
Een cel met de uitgaande link wordt de broncel genoemd, die aan meerdere doelcellen kan worden gekoppeld. De broncellen worden als zodanig geïdentificeerd door een grijze pijl in de rechterbenedenhoek van de cel. Een inkomende gekoppelde cel ontleent zijn waarde aan een cel in een ander blad. Omgekeerd, wanneer een cel een uitgaande link bevat, zal deze automatisch een "inkomende" bestemmingscel in een ander blad bijwerken.
Wanneer u een inkomende koppeling maakt, zodat een cel inkomende (inkomende) gegevens kan ontvangen, wordt automatisch een uitgaande koppeling gemaakt en in het bronblad geplaatst.
Kun je een Smartsheet-kolom aan een ander blad koppelen?
Het is niet mogelijk om volledige kolommen in verschillende werkbladen te koppelen. Het is echter wel mogelijk om een reeks cellen in een kolom aan elkaar te koppelen. Het is namelijk mogelijk om in één handeling tot 500 cellen in een kolom te koppelen. De cellen in die kolom worden dan automatisch bijgewerkt wanneer de cellen in de oorspronkelijke kolom worden bijgewerkt.
Om geselecteerde meerdere cellen in een kolom te koppelen, maakt u eerst een hyperlink in een cel zoals uitgelegd in de sectie "Een hyperlink maken naar een ander blad binnen een cel" hierboven. Volg de stappen voor optie 1 of optie 2.
Opmerking: Er is een limiet van 5000 inkomende links per blad.
Link verder dan Smartsheet
Nu weet je hoe je een Smartsheet aan een andere Smartsheet kunt koppelen door een hyperlink te maken. We hebben ook uitgelegd hoe je een Smartsheet koppelt aan een Super/Master-sheet, ook door cellen te koppelen. Daarnaast hebben we uitgelegd hoe je een Smartsheet-kolom in het ene werkblad koppelt aan een kolom in een ander werkblad. Na verloop van tijd zal het gebruik van Smartsheet intuïtief worden en het gebruik ervan zal een fluitje van een cent zijn.
Weten hoe je moet koppelen betekent ook dat je volledig gebruik kunt maken van de andere Smartsheet-functies, zoals het gelijktijdig en automatisch optellen van totalen in verschillende bladen. U kunt ook probleemloos gegevens uit andere toepassingen in Smartsheet importeren.
Heb je al eens geprobeerd een werkblad in Smartsheet te koppelen? Heb je een van de methoden of informatie gebruikt die in dit artikel worden beschreven? Laat ons weten hoe het ging in de comments hieronder.