Een van de meest populaire Google-tools, Google Formulieren, is handig bij het maken en analyseren van enquêtes. Recente updates hebben nog meer geweldige functies toegevoegd aan de toch al uitstekende service. Of je nu een recruiter bent die cv's van sollicitanten nodig heeft of misschien een bijlesdocent die huiswerk van zijn studenten moet verzamelen, je kunt nu anderen toestaan bestanden rechtstreeks vanuit je Google-formulier te uploaden.
De knop Bestand uploaden toevoegen aan uw Google-formulier
Het toevoegen van een knop voor het uploaden van bestanden maakt het verschil als het gaat om formulieren.
- Wanneer u een nieuw Google-formulier maakt, heeft u de mogelijkheid om vragen toe te voegen met verschillende vooraf gedefinieerde opties. Selecteer het laatste gedeelte en klik op het pictogram "⊕" (cirkel met plus) uit de opties aan de rechterkant. Deze stap voegt een nieuwe vraag (sectie) toe aan het formulier.
- Klik op de vervolgkeuzelijst in de rechterbovenhoek van het vraagframe (meestal met het label "Meerkeuze").
- Kiezen "Bestand upload" van de lijst.
- Selecteer "Doorgaan" om bestandsuploads naar uw Google Drive toe te staan.
- Typ uw vraag en pas uw uploadregels aan. Google Formulieren accepteert automatisch wijzigingen, u hoeft deze niet op te slaan of ergens op te klikken.
- Gebruikers van Google Form zien nu de "Bestand toevoegen" optie in het gedeelte 'Bestand uploaden' van het formulier.
- Gebruikers dienen bestanden in op basis van de criteria die u hierboven hebt ingesteld, bekijken vervolgens hun uploadlijst en kiezen ervoor om: "Uploaden" ze naar uw Drive-account.
Meerdere bestanden uploaden vanuit Google Formulieren
Zoals bij de meeste internetdiensten die bestandsuploads toestaan, kunt u niet een hele map tegelijk uploaden. Individuele bestanden moeten afzonderlijk worden toegevoegd in Google Formulieren.
Als uw formulier bijvoorbeeld wordt gebruikt voor sollicitanten, ontwerpt u het om hun cv's afzonderlijk van hun begeleidende brieven te uploaden.
Evenzo, als u ze nodig heeft om hun cv, een foto en een gescande ID te verstrekken, heeft uw Google-formulier drie uploadknoppen - één voor elk aangevraagd document.
Opties voor bestandsopslag en eigendom
Alle bestanden die vanuit uw Google-formulieren zijn geüpload, worden netjes en gemakkelijk opgeslagen op uw Google Drive.
Elk vraag/sectietitel in het formulier wordt gebruikt als de naam voor een nieuwe map. Geüploade items die overeenkomen met een bepaalde sectie worden opgeslagen in de bijbehorende map, dus het proces is relatief geautomatiseerd en vereist geen handmatige organisatie.
Als u op enig moment een specifieke map in Google Formulieren moet bezoeken en een bestand moet ophalen, gaat u naar uw 'Dashboard' en selecteert u vervolgens het tabblad met het label 'Reacties'. Eenmaal daar, klik op de "Map bekijken" knop rechtsonder in het venster.
Als u ervoor kiest om een van uw formulieren aan Google Spreadsheets te koppelen, kunt u alle geüploade bestanden volgen in de “Reacties” tabblad van een bepaald werkblad. Elk bestand bevat ook een directe link voor eenvoudigere toegang.
De respondenten die bestanden rechtstreeks vanuit hun Google Drive uploaden, maken automatisch een kopie van hun originele bestand. Zodra het bestand is geüpload, wordt u (de eigenaar van het formulier) ook de eigenaar van de kopie. Het originele bestand, tenzij het is ingesteld op openbaar, blijft echter alleen zichtbaar voor de eigenaar.
Uploaders volgen al deze acties in hun Google Drive-zijbalk.
Formulieren met uploadfunctie exporteren met Form Publisher
'Form Publisher' is een populaire add-on voor Google Formulieren die ingevulde formulieren automatisch omzet in Google-documenten om ze gemakkelijk te kunnen delen en beoordelen. In plaats van elke applicatie te openen vanaf uw dashboard en te zoeken naar gerelateerde bestanden in uw Drive-mappen, kunt u: laat ze allemaal automatisch converteren naar netjes gestructureerde PDF-bestanden voor snelle beoordeling.
Als u Form Publisher wilt gebruiken met uw upload-enabled Google Formulieren, zijn er twee dingen die u kunt doen. U kunt een directe link naar het geüploade bestand invoegen of de link rechtstreeks in het document weergeven als het bestand een PNG-, JPG- of GIF-afbeelding is. Dit laatste is ongelooflijk handig omdat u hiermee volledige formulieren kunt afdrukken en indien nodig offline kunt bekijken.
Gevolgtrekking
Zoals u kunt zien, is de knop voor het uploaden van bestanden in Google Formulieren ongetwijfeld nuttig als u een HR-vertegenwoordiger bent die veel cv's heeft of een bijlesdocent waarvan veel studenten hun huiswerkopdrachten insturen. Ongeacht het doel van uw formulier kunnen eindgebruikers nu bestanden rechtstreeks vanuit uw Google-formulier uploaden. De bestanden worden opgeslagen op uw Google Drive, netjes geordend in aparte mappen.